¿Cuáles son las causas más comunes de sanciones por irregularidades en las cotizaciones a la Seguridad Social en España?

Las sanciones relacionadas con las cotizaciones a la Seguridad Social suelen surgir de prácticas como estas: Retrasos o impagos en las cuotas obligatorias, lo que genera incumplimientos legales. Errores en las bases de cotización , como declarar cantidades incorrectas o incompletas. Falta de comunicación o documentación sobre aspectos clave, como contratos laborales, horas trabajadas o modificaciones en las condiciones laborales. Estas infracciones no solo pueden derivar en multas económicas considerables, sino también en otras penalizaciones administrativas. Por ello, es clave mantener una gestión laboral rigurosa y cumplir con todas las normativas para evitar complicaciones legales.

Multas laborales en España: guía 2025 | Exponent - Webflow Ecommerce Website Template

Q: ¿De qué manera pueden las herramientas digitales ayudar a evitar sanciones laborales?

Las herramientas digitales, como ClockHR , juegan un papel fundamental en asegurar que las empresas cumplan con la normativa laboral en España. Estas plataformas permiten gestionar horarios, registrar fichajes y llevar un control detallado de la asistencia de los empleados, ya sea que trabajen de manera presencial o desde casa. Además, ofrecen la posibilidad de generar registros precisos y verificables, algo indispensable para las inspecciones laborales. Esto no solo ayuda a las empresas a evitar sanciones que pueden superar los 10.000 €, sino que también mejora la eficiencia en la gestión de recursos humanos y refuerza la seguridad frente a posibles multas.

Las multas laborales en 2025 en España son más frecuentes y severas debido al aumento de controles por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los problemas más comunes incluyen errores en el registro horario, irregularidades en las cotizaciones a la Seguridad Social y pagos salariales incorrectos. Las sanciones van desde 70 € por infracciones leves hasta 225.018 € en casos muy graves. Además, las empresas pueden enfrentarse a recargos, pagos retroactivos y daños a su reputación.

Puntos clave:

Infracciones leves: Multas de 70 € a 750 € por errores puntuales (ej. registros horarios incompletos).
Infracciones graves: Multas de 751 € a 7.500 € por irregularidades como falsificar registros o pagar salarios por debajo del convenio.
Infracciones muy graves: Multas desde 7.501 € hasta 225.018 € por prácticas como jornadas parciales ficticias o impagos reiterados.
Control horario obligatorio: Desde 2019, todas las empresas deben registrar la jornada laboral; los errores aquí son una de las causas más comunes de sanciones.
Herramientas digitales: Sistemas como ClockHR ayudan a evitar multas mediante la automatización del control horario y la gestión de nóminas.

Cumplir con la normativa no solo evita sanciones, sino que también protege la estabilidad económica y reputación de la empresa.

Tipos de infracciones laborales y sanciones

Tipos y rangos de multas laborales en España 2025

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las infracciones laborales en España en tres niveles: leves, graves y muy graves, dependiendo de la gravedad (mínima, media o máxima). Estas sanciones se calculan individualmente para cada trabajador afectado, lo que puede multiplicar los costes en casos de incumplimientos extendidos. A continuación, se describen cada uno de estos tipos de infracciones.

Infracciones leves

Las infracciones leves suelen estar relacionadas con errores puntuales en el cumplimiento de las obligaciones laborales, sin intención de fraude. Por ejemplo, puede tratarse de fallos ocasionales en el registro horario, pequeños retrasos en la entrega de documentación o incumplimientos menores. Un caso típico sería no registrar de manera adecuada la jornada laboral de un empleado a tiempo parcial, siempre que no exista intención deliberada de ocultar información. Estas infracciones conllevan multas que oscilan entre 70 € y 750 € por trabajador.

Infracciones graves

Las infracciones graves abarcan situaciones de mayor complejidad y consecuencias más serias. Algunos ejemplos incluyen:

No disponer de un sistema de control horario o falsificar registros de jornada.
No conservar los datos laborales durante los cuatro años obligatorios.
Realizar altas en la Seguridad Social fuera de plazo.
Efectuar pagos en efectivo superiores a 1.000 €.
Pagar salarios por debajo de lo estipulado en el convenio colectivo.

Las sanciones económicas para estas infracciones varían entre 751 € y 7.500 € por trabajador. Este tipo de incumplimientos es detectado con frecuencia por la Inspección de Trabajo, especialmente en pequeñas y medianas empresas que aún no han adoptado herramientas digitales para la gestión laboral.

Infracciones muy graves

Las infracciones muy graves son las más severas y pueden tener un impacto significativo tanto en los trabajadores como en la empresa. Entre los casos más comunes se encuentran:

Reincidencia en incumplimientos relacionados con el registro horario.
Ocultación deliberada de información que perjudique a los empleados.
Explotación laboral o simulación de jornadas parciales (por ejemplo, cotizar 4 horas cuando en realidad se trabaja 8).
Infracotización sistemática a la Seguridad Social.
Impago reiterado de salarios.

Las sanciones para estas infracciones comienzan en 7.501 € y pueden llegar hasta 225.018 € por trabajador en los casos más graves. Aunque el límite legal establecido por la LISOS para el grado máximo es de 187.515 €, la inclusión de factores agravantes y múltiples afectados puede elevar significativamente el coste total. Además de las multas, las empresas pueden enfrentarse a la obligación de pagar diferencias salariales, cotizaciones atrasadas con recargos y regularizar contratos, lo que puede poner en riesgo su estabilidad financiera.

Infracciones en el control horario y gestión salarial

El registro diario de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019 para todos los trabajadores, ya sean de jornada completa o parcial. A pesar de ello, muchas empresas siguen cometiendo errores que pueden traducirse en sanciones económicas importantes. Entre las infracciones más comunes están la falta de un sistema adecuado de control horario, la práctica de rellenar los registros de forma retroactiva y la omisión del control en ciertos contratos, lo que puede generar interpretaciones erróneas sobre la jornada laboral.

Control horario deficiente

La ausencia o el uso incorrecto de sistemas de registro de jornada se considera una infracción grave, con multas que oscilan entre los 751 € y los 7.500 €. En casos de reincidencia o actuaciones deliberadas, estas sanciones pueden elevarse a muy graves, superando los 7.501 €. Por ejemplo, una pequeña empresa que aplique registros retroactivos para cuatro empleados podría enfrentarse a una multa de unos 2.400 €, mientras que una cadena con decenas de trabajadores sin un sistema de control adecuado podría acumular sanciones superiores a 17.000 €, considerando la multa por empleado y la reincidencia.

Entre los errores más graves se encuentran no disponer de un sistema de registro, falsificar los datos o completarlos de manera retroactiva sin conservar los registros durante el tiempo legalmente establecido. También es habitual que se permita a trabajadores a tiempo parcial superar sus horas contratadas sin registrarlas. Estas prácticas no solo conllevan multas administrativas, sino que también obligan a la empresa a asumir otros costes, como el pago de diferencias salariales, cotizaciones no realizadas con sus correspondientes recargos, y la conversión de contratos a tiempo parcial en contratos a jornada completa con carácter retroactivo.

Infracciones en el pago de salarios

Además de los errores en el control horario, las irregularidades en el pago de salarios también acarrean sanciones severas. Entre las prácticas más frecuentes se encuentran el impago total o parcial de horas extraordinarias, el pago de salarios inferiores a lo estipulado en el convenio colectivo, realizar pagos superiores a 1.000 € en efectivo en lugar de utilizar métodos trazables como transferencias bancarias, y no abonar complementos o bonificaciones establecidos en el convenio. Estas infracciones, que afectan directamente la remuneración del trabajador o evaden las cotizaciones a la Seguridad Social, pueden clasificarse como graves o muy graves, con multas considerables y la obligación de realizar pagos retroactivos.

El pago irregular de horas extras implica varios riesgos: la empresa deberá abonar las horas no pagadas con intereses legales, recalcular y pagar las cotizaciones a la Seguridad Social correspondientes y enfrentarse a multas administrativas, cuya gravedad dependerá de la escala de la infracción y si hubo intención deliberada. Además, los inspectores pueden reconstruir la jornada laboral basándose en testimonios y otras evidencias, lo que podría derivar en recargos adicionales sobre las prestaciones de la Seguridad Social y un impacto negativo en la reputación de la empresa.

En cuanto al límite de pagos en efectivo, la normativa establece que no se pueden superar los 1.000 € por trabajador y mes. A partir de esa cantidad, los pagos deben realizarse mediante métodos trazables como transferencias bancarias. Superar este límite puede interpretarse como una práctica salarial informal, lo que dificulta la prueba del pago en caso de disputas y expone a la empresa a sanciones adicionales relacionadas con la transparencia salarial, además de posibles infracciones fiscales o de Seguridad Social.

Seguridad Social

Las irregularidades en las cotizaciones a la Seguridad Social representan el 50 % de las sanciones que impone la Inspección de Trabajo en España, y afectan directamente las prestaciones futuras de los trabajadores. Este problema genera importantes pérdidas económicas al sistema y es una de las principales prioridades para los inspectores. Las sanciones por este tipo de infracciones suelen superar los 4.100 € por negocio, sin incluir los pagos retroactivos de cotizaciones no ingresadas ni los recargos adicionales que se suman. A continuación, se explican los casos más comunes de estas irregularidades.

Altas falsas o fuera de plazo

Las altas fuera de plazo ocurren cuando la afiliación de un trabajador se realiza después del límite legal establecido. Sin embargo, las jornadas parciales ficticias son aún más habituales: trabajadores que, aunque realizan jornadas completas de 8 horas, figuran en sus contratos como si trabajaran únicamente 4 horas. Cuando estas prácticas son detectadas, las empresas enfrentan varias consecuencias: deben regularizar los contratos a jornada completa con carácter retroactivo, pagar las diferencias acumuladas en las cotizaciones y asumir recargos del 30 % o 50 % sobre prestaciones de incapacidad temporal que hayan generado costes adicionales para el sistema.

Estas infracciones se califican como graves o muy graves dependiendo de su impacto y de la intención detrás de ellas. Las multas pueden ascender a varios miles de euros por cada trabajador afectado. Para detectar estas irregularidades, los inspectores revisan registros de jornada, nóminas, informes de cotización (RLC/RNT) y horarios reales, y han intensificado sus controles en sectores como la hostelería, el comercio y los cuidados.

Infracotización de bases

Otro problema frecuente es la infracotización de bases, que ocurre cuando las empresas declaran bases de cotización inferiores a las legales. Esto puede deberse a la omisión de conceptos salariales obligatorios (como horas extras habituales o ciertos complementos), la simulación de salarios más bajos de los reales o la asignación de categorías profesionales inferiores a las funciones desempeñadas por el trabajador. En estos casos, las empresas están obligadas a pagar las cotizaciones omitidas, junto con recargos, intereses y multas administrativas que pueden abarcar varios años tras una auditoría.

Para los trabajadores, esta práctica tiene un impacto directo en sus prestaciones futuras, como el desempleo, la incapacidad temporal o la jubilación, ya que estas se calculan en función de las bases declaradas. Además, cuando la infracotización se combina con otras irregularidades, como la falta de control horario o el impago de horas extras, las sanciones y los riesgos legales aumentan significativamente. Por otro lado, compatibilizar salarios con prestaciones incompatibles, como ciertos subsidios de desempleo o incapacidad temporal, constituye una infracción adicional que también puede ser sancionada.

Cómo prevenir multas con herramientas de cumplimiento

Evitar sanciones laborales no es solo una cuestión de cumplir con la ley, sino de hacerlo de manera eficiente y documentada. Las empresas que implementan herramientas digitales para gestionar sus recursos humanos no solo minimizan el riesgo de infracciones, sino que también ahorran tiempo y dinero. Considerando el impacto económico de las sanciones, invertir en tecnología de cumplimiento resulta mucho más rentable que afrontar sus consecuencias. Estas soluciones digitales suelen enfocarse en dos áreas fundamentales: el control horario y la gestión de nóminas.

Control horario digital y gestión de turnos

Un sistema de fichaje digital puede resolver muchos de los problemas que llevan a sanciones relacionadas con el registro de jornada. Herramientas como ClockHR permiten registrar con precisión las horas de entrada y salida de los empleados, distinguir entre jornadas normales y horas extras, y almacenar estos datos de forma segura durante años. A diferencia de los registros manuales o en Excel, estos sistemas no permiten modificaciones retroactivas sin dejar rastro y generan alertas automáticas si un trabajador excede los límites legales o los establecidos en el convenio.

Además, cuando el control horario se integra con la planificación de turnos, se pueden detectar irregularidades como jornadas parciales ficticias, donde un empleado trabaja 8 horas pero solo cotiza por 4.

Manolo D., gerente de un supermercado, compartió su experiencia: "Evité multas de más de 10.000€ cuando me inspeccionaron de manera remota."

Estas herramientas no solo previenen sanciones, sino que también optimizan otros procesos clave, como los relacionados con la Seguridad Social y las nóminas.

Los sistemas integrados de recursos humanos que conectan las nóminas con la Seguridad Social aseguran que las bases de cotización reflejen los salarios reales y las horas trabajadas. Automatizando los cálculos de cotizaciones, estas herramientas previenen problemas como la infracotización, que puede derivar en el pago de diferencias, recargos e intereses acumulados a lo largo de los años. Además, garantizan que conceptos como las horas extras habituales y los complementos salariales se declaren correctamente.

También facilitan el cumplimiento de plazos en registros de altas y modificaciones contractuales. Automatizan cálculos, generan alertas y actualizan contratos para evitar infracciones graves, cuyas multas oscilan entre 626 € y 6.250 €, o muy graves, que pueden llegar hasta 187.515 €.

Ramón C., CEO de una empresa, destacó: "Ahorro más de 10 horas a la semana con ClockHR".

Conclusión

Cumplir con la normativa laboral y de Seguridad Social no es opcional: cada empresa está obligada a registrar la jornada laboral, pagar los salarios conforme al convenio y realizar las cotizaciones de manera adecuada. Las sanciones por incumplimiento pueden variar según la gravedad de la infracción, pero a partir de 2025 se endurecerán, llegando a multiplicarse por cada empleado afectado. Un pequeño error administrativo puede acabar costando miles de euros si involucra a varios trabajadores.

El impacto no se limita solo a lo económico. Las multas, los pagos retroactivos, los recargos y las regularizaciones pueden ir acompañados de un daño significativo a la reputación de la empresa. Incumplimientos como la falta de registro de horas extra, cotizaciones incorrectas o manipulaciones de horarios no solo generan sanciones, sino que también fomentan conflictos laborales, aumentan la rotación de personal y erosionan la confianza tanto de los empleados como de los clientes y la Inspección de Trabajo.

Por eso, la prevención es clave. Adoptar medidas como un sistema fiable de control horario, realizar pagos puntuales y gestionar las altas laborales en tiempo y forma son prácticas imprescindibles. Herramientas como ClockHR ayudan a automatizar procesos esenciales: registrar entradas, salidas y pausas; gestionar turnos; controlar las horas extra; y centralizar toda la información de presencia en un solo lugar. Además, permiten generar informes en segundos, simplificando el cumplimiento normativo y minimizando riesgos. Este tipo de soluciones no solo aseguran el cumplimiento, sino que también demuestran diligencia en caso de inspecciones.

Las empresas que cumplen con el registro horario, pagan de manera transparente y respetan la normativa de Seguridad Social no solo evitan sanciones. También consiguen un mayor compromiso de sus empleados, reducen conflictos y proyectan una imagen sólida como empleadores responsables. En pocas palabras, invertir en el cumplimiento normativo es también invertir en la estabilidad y el prestigio del negocio.

Es un buen momento para revisar cómo gestionas el registro de jornadas, las nóminas y las cotizaciones. Consulta con tu asesor laboral y considera implementar una solución digital como ClockHR para garantizar el cumplimiento de forma eficiente. Este tipo de herramientas, junto con una buena planificación, pueden reforzar tanto la sostenibilidad como la reputación de tu empresa.

FAQs

¿Qué impacto económico pueden tener las infracciones muy graves en una empresa?

Las infracciones de carácter muy grave pueden implicar sanciones que superen los 10.000 €, dependiendo de la naturaleza y las circunstancias específicas del caso. Estas multas no solo representan un impacto económico significativo, sino que también pueden poner en riesgo la estabilidad financiera de la empresa. Además, pueden dañar seriamente su reputación, afectando las relaciones con empleados, clientes y socios comerciales.

Por ello, es fundamental tomar medidas preventivas. Cumplir con la normativa laboral no solo evita sanciones, sino que también protege la imagen de la organización y refuerza la confianza de todos los involucrados.

¿De qué manera pueden las herramientas digitales ayudar a evitar sanciones laborales?

Las herramientas digitales, como ClockHR, juegan un papel fundamental en asegurar que las empresas cumplan con la normativa laboral en España. Estas plataformas permiten gestionar horarios, registrar fichajes y llevar un control detallado de la asistencia de los empleados, ya sea que trabajen de manera presencial o desde casa.

Además, ofrecen la posibilidad de generar registros precisos y verificables, algo indispensable para las inspecciones laborales. Esto no solo ayuda a las empresas a evitar sanciones que pueden superar los 10.000 €, sino que también mejora la eficiencia en la gestión de recursos humanos y refuerza la seguridad frente a posibles multas.

Las sanciones relacionadas con las cotizaciones a la Seguridad Social suelen surgir de prácticas como estas:

Retrasos o impagos en las cuotas obligatorias, lo que genera incumplimientos legales.
Errores en las bases de cotización, como declarar cantidades incorrectas o incompletas.
Falta de comunicación o documentación sobre aspectos clave, como contratos laborales, horas trabajadas o modificaciones en las condiciones laborales.

Estas infracciones no solo pueden derivar en multas económicas considerables, sino también en otras penalizaciones administrativas. Por ello, es clave mantener una gestión laboral rigurosa y cumplir con todas las normativas para evitar complicaciones legales.